ADA automatise le traitement des devis de garages pour ses véhicules de location

Qui est ADA ?

ADA est un acteur majeur de la location de véhicules en France, avec un réseau étendu d’agences couvrant tout le territoire, réalisant un chiffre d’affaires de plus de 50 M€ par an.
L’entreprise gère un parc important de véhicules et doit assurer la maintenance et la réparation rapide de sa flotte afin de garantir disponibilité et qualité de service à ses clients.

Le contexte du projet

Lorsqu’un véhicule doit être réparé suite à une location, ADA contacte ses garages partenaires qui lui transmettent un devis détaillant les interventions nécessaires.
Ces devis sont ensuite traités par les équipes ADA et intégrés dans leur logiciel de gestion comptable.
Le cas échéant, les montants sont refacturés si la charge incombe au client final (ex. sinistres, dégâts).

Avant le déploiement de la plateforme reciTAL, ce processus reposait sur une saisie manuelle chronophage et source d’erreurs, entraînant des délais importants de traitement, des risques de facturation incorrecte et une mobilisation importante des équipes administratives.

Les challenges

Du fait d’un nombre très important de garages partenaires, les formats de devis reçus par ADA sont extrêmement variés. Cette diversité rend la tâche manuelle particulièrement laborieuse.
Par ailleurs, toutes les informations du devis doivent être saisies, à savoir les en-tête, les pieds de page et tous les détails des lignes.

Les documents traités sont des devis de réparation automobile au format PDF, scannés ou générés depuis les outils de gestion des garages.
Ils contiennent à minima les informations suivantes : tableaux de pièces et main-d’œuvre, totaux HT/TTC, coordonnées clients et garage.
Tous les documents sont en français.
ADA en reçoit plusieurs dizaines de milliers annuellement.

La solution

ADA a mis en place sur la plateforme SaaS sécurisée reciTAL un processus complet d’automatisation du traitement des devis de réparation pour ses véhicules de location, organisé comme suit :

1. Centralisation et ingestion automatique des devis reçus des garages partenaires, quel que soit le format (scans ou documents générés)
2. Extraction des données essentielles : immatriculation, référence de dossier, nature des réparations, montants HT/TTC, TVA, coordonnées du garage…
3. Contrôle qualité automatique à l’aide des règles métier (somme des lignes, taux TVA) et manuel réalisé par les opérateurs sur le module de vidéocodage reciTAL
4. Après validation, intégration dans les outils de gestion ADA

Les résultats

La saisie manuelle des devis a été considérablement accélérée en plus d’être fiabilisée avant intégration dans le logiciel de gestion ADA. Par ailleurs, le processus de saisie a été complètement standardisé avec l’intégration de la plateforme reciTAL.

Le projet

Afin de garantir une bonne intégration chez les gestionnaires ADA, une première phase pilote a été menée sur un périmètre restreint.
Le modèle d’extraction a été entraîné à l’aide de 400 devis d’exemples pour atteindre 98% de précision.
Enfin, l’intégration à l’API a été réalisée avec les équipes techniques ADA.