“On a fait une démo en live avec un document de plusieurs centaines de pages. Quelques instants plus tard, la synthèse était là. L’effet a été immédiat.”
Nathalie Aziz, Directrice Santé et Sécurité

ENGIE Solutions sécurise ses interventions grâce à l’automatisation des DTA

Engie Solutions gère un patrimoins de 15 000 sites clients en France. Toute opération d’entretien sur site suit un protocole rigoureux de santé et de sécurité, notamment l’analyse préalable à toute intervention d’un Diganostic Technique Amiante de plusieurs dizaines à plusieurs centaines de pages.
reciTAL a permis l’analyse automatique de ces documents et la préparation des opérations, permettant de réduire à zéro les retards sur le calendrier des interventions tout en améliorant la sécurité des opérateurs.

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5 division du temps de traitement

00 disparition des visites en attente

300 000 pages à traiter / an

Qui est ENGIE Solutions ?

ENGIE Solutions, filiale du groupe ENGIE, accompagne les entreprises et les collectivités dans leur transition énergétique et la gestion de leurs infrastructures. Avec plus de 15 000 sites clients en France, 16 000 collaborateurs et un chiffre d’affaires annuel de 5,4 Mds €, ENGIE Solutions assure des interventions techniques au quotidien, où la sécurité et la conformité réglementaire sont des enjeux critiques.

Le contexte du projet

ENGIE Solutions gère un patrimoine de plus de 15 000 sites en France. La majorité de ces bâtiments ont été construits avant l’interdiction de l’amiante en 1997. À chaque intervention technique – percement, remplacement de chaudière, maintenance – les équipes doivent impérativement vérifier si des matériaux amiantés sont présents.
Cette vérification passe par la lecture et l’analyse du Dossier Technique Amiante (DTA), transmis par le client ou le propriétaire du bâtiment. Ce document contient entre 30 et 600 pages selon la complexité du site et les mises à jour effectuées.

Les challenges

Avant l’automatisation, le processus suivant était réalisé :

Le responsable de site recevait le DTA
Il l’envoyait au responsable santé sécurité, le “préventeur”
Ce dernier analysait le document et rédigeait une évaluation
L’évaluation était transmise au site pour lancer les travaux

Ce circuit, entièrement manuel, mobilisait 15 préventeurs à temps plein. La lecture des DTA et la rédaction des synthèses prenait un temps considérable, entraînant un retard dans la réalisation des interventions sur site.
Par ailleurs, la lecture humaine de chaque DTA et la rédaction des rapports pouvaient également introduire des erreurs humaines dans un processus aux enjeux de sécurité critiques.

Les Diagnostic Technique Amiante (DTA) sont des documents longs et complexes.
Longs car les DTA des sites les plus importants font plusieurs centaines de pages.
Complexes car tous les formats de documents sont différents, dépendants des auditeurs qui les ont rédigé, et composés de tableaux dont la lecture est difficile et jamais standardisés.

La solution

Le workflow suivant a été mis en place sur la plateforme reciTAL SaaS sécurisée – aucune donnée n’est stockée afin de répondre aux exigences de sécurité d’Engie :

Ingestion des DTA via un connecteur reciTAL vers l’extranet technique Engie
Utilisation des agents reciTAL entraînés sur les données Engie – en pratique, 500 pages de DTA seulement ont été nécessaire pour obtenir des modèles à +90% de précision dans l’extraction des données, y compris les tableaux
Application des règles métiers et de post-processing pour préparer le rapport – dans les rares cas où de l’amiante est détéctée, les analystes sont sollicités pour une analyse plus spécifique – sinon, dans la majorité des cas, le documents est analysé sans intervention humaine
Génération d’un rapport complet au format Excel envoyé aux analystes et préventeurs

Les résultats

Le premier résultat de cette automatisation est la suppression du backlog de visites en retard : le calendrier prévisionnel est parfaitement tenu.
En effet, l’automatisation a permis une division par 5 du temps de relecture des DTA, du fait de la suppression des interventions humaines pour la majorité des DTA.
Enfin, le gain de charge a pu être réalloué au pilotage sécurité et au travail de terrain.

Le projet

Le pilote a été réalisé en co-construction avec les spécialistes métier Engie qui ont défini les règles de validation métier ainsi que les documents d’exemples.
Avec seulement 500 pages de DTA, les modèles ont été entraînés pour atteindre +90% précision dans l’extraction des données.
Les inquiétudes présentes au début du projet chez les analystes sur la qualité possible de l’automatisation ont été rapidement levées grâce à leur implication durant l’entraînement des modèles.
Les outils de validation de la performance qu’ils ont eux-mêmes conçus leur ont permis de voir l’efficacité du système.
Enfin, ce travail collaboratif a fortement accéléré l’adoption et créé une adhésion durable.