IMH automatise 500 000 documents financiers annuels avec reciTAL

Qui est IMH ?

Inter Mutuelles Habitat (IMH) est une société du groupe IMA, spécialisée dans la gestion de sinistres pour le compte de ses clients mutualistes. Chaque année, IMH pilote des millions d’interventions sur des incidents du quotidien, de la perte de clés à la réparation de dégâts plus importants.

Le contexte du projet

IMH reçoit chaque année 500 000 devis et factures transmis par son réseau d’artisans, suite à des interventions réalisées chez les assurés, pour un budget compris entre 200 et 280 millions d’euros annuels.

Ces documents permettent le traitement des sinistres au cours de la vie du dossier, avec le cas échéant des remboursements plus ou moins importants.

Les challenges

Le contrôle de ces flux est stratégique car il conditionne la maîtrise des coûts externes et les capacités de pilotage et de négociation du groupe avec les différents prestataires.

La volumétrie élevée, la diversité des formats et l’absence d’outils adaptés rendaient cette gestion complexe et difficile à suivre.
Au début du projet, les documents arrivaient par différents canaux (emails et extranets) et étaient traités par un gestionnaire, sans assistance ni automatisation.

Le gestionnaire devait manuellement comparer, pour chaque ligne du document, les montants, désignations et quantités avec un barème interne de l’entreprise.
Afin d’économiser du temps, les vérifications étaient accélérées pour les prestataires réguliers, introduisant un biais involontaire..

En plus de son caractère chronophage, ce dispositif manuel laissait passer un certain nombre d’erreurs, empêchait toute systématisation dans les validations ne permettait pas de consolider les données extraites pour structurer une base d’achats.

La solution

Les différentes étapes du traitement IMH ont été décomposées puis automatisées sur la plateforme reciTAL.

Tout d’abord, un connecteur est intégré pour récupérer les devis et factures qui arrivent par les canaux extranet et email et les déposer dans une bannette de gestion.
Puis un agent de classification est entraîné sur la plateforme afin de séparer les différents types de documents entrants (factures, devis, avoirs, autres).
Ensuite, un agent d’extraction est entraîné pour extraire les différentes informations nécessaires dans les devis et factures.

Des règles métiers sont ensuite configurées dans les agents reciTAL et permettent de détecter les incohérences, écarts de montant, ou les documents incomplets.
Pour optimiser les interactions des gestionnaires avec la plateforme, un écran de vidéo codage spécifique a été conçu sur la plateforme.
Enfin, les écrans de monitoring permettent de suivre le traitement automatique, analyser les alertes et mesurer la performance.

Les résultats

Depuis le déploiement de reciTAL, IMH a transformé le traitement des 500 000 devis et factures qu’elle reçoit chaque année. L’automatisation ciblée des contrôles a permis de sécuriser les validations, tout en rendant les processus plus efficaces et plus lisibles.

Le gain le plus visible pour les équipes est le temps de traitement, divisé par deux. Le temps que passaient les gestionnaires à relire, comparer, vérifier ligne par ligne est désormais pris en charge automatiquement. Le moteur d’extraction, les règles métier et le rapprochement sémantique font émerger directement les points d’attention, réduisant considérablement les manipulations inutiles.

La qualité des validations a elle aussi progressé. Grâce aux contrôles automatisés, les erreurs de traitement ont chuté de 40 %, notamment celles liées à des écarts tarifaires ou des prestations mal codifiées. Ce gain en fiabilité permet à IMH de mieux répondre à ses exigences contractuelles et d’éviter les remboursements indus.

Par ailleurs, la constitution d’une base d’achats consolidée permet aujourd’hui d’analyser les dépenses de manière transversale : volumes consommés, écarts régionaux, marges de négociation. Là où IMH n’avait que des documents éparpillés, elle dispose désormais d’une base de connaissance et d’une vision claire et exploitable de ses coûts.

Le projet

Le projet s’est déroulé par étapes, dans une logique d’apprentissage rapide et de montée en puissance maîtrisée. Après une phase de cadrage métier, un jeu de 300 documents a été sélectionné pour entraîner le moteur d’extraction. Cette première brique technique a été mise en production sur un périmètre restreint, afin de valider l’efficacité des extractions et des premiers contrôles automatisés.

Côté IT, l’intégration s’est faite de manière souple, sans remise en cause de l’existant. La solution s’est branchée directement sur la bannette de gestion utilisée par IMH, via des connecteurs standards. Aucun changement d’infrastructure n’a été nécessaire. L’ensemble du workflow a été piloté de manière centralisée, avec des logs de traitement et des mécanismes de supervision pour suivre la qualité et la fiabilité des extractions.