7 signes que votre solution de capture documentaire est devenue obsolète

L’enjeu est en effet crucial : proposer des solutions toujours plus performantes à leurs clients et se démarquer des autres acteurs du marché. Aussi, il est bienvenu de se demander si votre solution de capture documentaire est toujours à la pointe, au regard des solutions aujourd’hui disponibles sur le marché. Voici 7 signes que votre solution de capture de documents est devenue obsolète.

Pour les éditeurs de logiciels et les intégrateurs de GED, l’enjeu est plus que jamais celui du tout automatique. Afin d’évaluer la performance de votre solution de capture documentaire, demandez-vous si vous pourriez automatiser certaines tâches qui sont actuellement effectuées manuellement. La plupart des solutions de capture de documents nécessitent en effet un temps de traitement humain important. Or, de nouveaux outils permettent aujourd’hui d’automatiser certains parcours de A à Z, grâce à des process simples et un score de confiance élevé. Par ailleurs, vous devez pouvoir savoir lorsqu’une intervention humaine est nécessaire afin de mobiliser vos équipes uniquement sur des tâches de vérification, et lorsque c’est nécessaire.

Le second élément clé à prendre en compte pour évaluer votre solution de capture documentaire actuelle n’est autre que sa performance. Est-ce que les informations capturées sont fiables ? Arrive-t-il régulièrement que votre outil passe à côté de certaines informations ou ait une mauvaise compréhension des documents ?

Aujourd’hui, aucune solution de capture documentaire n’est parfaite, qu’elle soit humaine ou logicielle. En revanche, certaines sont plus fiables que d’autres. Gagner en fiabilité pour limiter les interventions humaines ou savoir à quel moment celles-ci sont nécessaires s’avère alors crucial.

Vos clients vous sollicitent quotidiennement au sujet de la capture de leurs documents ? L’affirmative signifie que votre solution de capture n’est peut-être plus adaptée, ni à vos enjeux, ni aux besoins de vos clients. Pour une capture efficace, il est en effet primordial que vos clients soient autonomes. Les utilisateurs veulent pouvoir déposer les pièces de leur dossier en ligne, être certains que celles-ci sont valables et que leur demande pourra être traitée rapidement. Aussi, plus vos briques de capture seront performantes, plus vous vous rapprocherez d’un fort degré de self-care. Vous augmenterez ainsi votre taux de satisfaction client et vos équipes gagneront en efficacité. 

Afin d’offrir le meilleur service à vos utilisateurs, il est nécessaire d’accéder à une meilleure connaissance clients. Or, les solutions de capture documentaire se contentent parfois de collecter les informations contenues dans les documents, sans les exploiter pleinement. Si votre outil ne vous permet pas de proposer davantage de services ou des services de plus grande qualité à vos clients… il est peut-être temps d’en changer !

Pour tout éditeur de logiciels ou intégrateur de GED, il est primordial de pouvoir être indépendant et autonome. Dans le cas contraire, la scalabilité et l’internationalisation peuvent être comprises. Dès lors, vous devez pouvoir avoir la main sur votre solution de capture documentaire afin de la configurer selon vos besoins, sans devoir passer par votre prestataire. Votre solution de capture documentaire doit ainsi vous permettre d’entraîner vos propres modèles. Si ce n’est pas le cas, vous ne pouvez traiter qu’un nombre restreint de types de documents, ce qui risque de vous faire passer à côté de certaines opportunités… 

La capacité à traiter tous les types de documents, y compris les plus complexes, est un critère majeur à prendre en compte dans votre évaluation. Votre solution actuelle ne vous permet pas de capturer les informations contenues dans des tableaux ou des documents longs ? Sachez que certains outils dotés de technologies d’intelligence artificielle sont aujourd’hui disponibles sur le marché. Parmi leurs avantages : la réalisation d’extractions complexes et sophistiquées, doublée de la gestion de grosses volumétries de documents.

Avec les solutions traditionnelles de capture documentaire de type LAD/RAD, certains besoins clients ne sont pas couverts. Or, les dernières avancées en matière de capture intelligente de documents permettent de réaliser des extractions complexes avec fiabilité.

Attention toutefois : de nombreux acteurs survendent l’IA et le deep learning, avec des résultats bien souvent en deçà de leurs promesses… Aussi, pour choisir votre nouvelle solution de capture documentaire, vous pouvez vous appuyer sur certains labels. Le label Deep Tech garantit notamment que le produit ou service labellisé constitue une innovation de rupture, liée à une science de pointe. Un bon indicateur pour savoir si votre solution de capture documentaire est à la page… ou non !

Premier acteur LAD/RAD labellisé Deep Tech, reciTAL édite un logiciel de traitement automatique des documents et mails, enrichi des dernières technologies d’IA. La technologie utilisée par reciTAL ne nécessite pas de définir de règles. Elle consiste à fournir un nombre restreint d’exemples à la machine, qui apprend ensuite à capturer les informations sur de nouveaux documents, quelle que soit leur taille ou leur complexité. Ainsi, vous êtes en mesure de capturer des informations sur n’importe quel document. Par ailleurs, reciTAL calcule automatiquement un score de confiance : il devient alors possible d’automatiser la capture documentaire en masse, et de ne vérifier que lorsque c’est nécessaire.

Solution d’Intelligence Document Processing made in France, reciTAL accélère et fiabilise la catégorisation des documents et la capture des informations, pour contribuer à augmenter la performance de vos solutions. Vous souhaitez en savoir plus ? Demandez une démo !